إيصال أم فاتورة للضيف: ما الذي يصدره مطعمكم تلقائياً
مع كل طلب ينشأ تلقائياً إيصال (Beleg) للضيف – يتضمن بنود الطلب، وسطر التأمين (Pfand) إن وُجد، وبيان ضريبة القيمة المضافة (MwSt.)، إضافة إلى التنبيه بأن هذا المستند ليس فاتورة بمعنى المادة § 14 UStG. أما الفاتورة (Rechnung) ذات الرقم المتسلسل فتنشأ بطريقتين: تلقائياً إذا كانت هذه الوظيفة مفعَّلة لمطعمكم وكان الطلب مدفوعاً عبر الإنترنت – أو بأيديكم في أي وقت من رقم الطلب ضمن Buchhaltung → Rechnungen وتُصدَر كملف PDF. يجد الضيف إيصاله بنفسه ضمن „Meine Bestellungen"؛ ولإنشاء الفاتورة يكفيكم رقم الطلب.
الإيصال والفاتورة ليسا الشيء نفسه
الـBeleg يوثّق الطلب للضيف. أما الـRechnung فمستند مستقل يحمل رقماً متسلسلاً بلا فجوات (§ 14 UStG). لهذا يحمل كل إيصال تنبيهاً صريحاً بأنه ليس فاتورة. الفرق مشروح في صفحة المساعدة إيصال أم فاتورة؟.
ماذا يحتوي الإيصال
- كل بنود الطلب،
- سطر التأمين (Pfand) إذا كان التأمين مُحصَّلاً،
- بيان ضريبة القيمة المضافة (MwSt.)،
- لدى أصحاب المشاريع الصغيرة يظهر بدل سطور الضريبة التنبيه
keine Umsatzsteuer ausgewiesen، - التنبيه بأن الإيصال ليس فاتورة وفق المادة § 14 UStG.
وكون نشاطكم مُدارًا بصفة Kleinunternehmer (§ 19 UStG) يُضبط في Geschäftsangaben؛ ويتبع الإيصال والفاتورة هذا الضبط.
أين يجد الضيف إيصاله
على موقعكم يفتح الضيف „Meine Bestellungen" ويضغط „Beleg anzeigen" – فيصله الإيصال كملف PDF. وهذا السجل محفوظ على جهاز الضيف ولا تتم مزامنته بين الأجهزة؛ وبالضغط على „Verlauf löschen" يمسحه الضيف على ذلك الجهاز فقط. وبحسب كل مطعم يمكن للضيف أن يحصل عند الطلب على فاتورة أيضاً – فالإيصال ليس فاتورة تلقائياً. والشرح الموجَّه للضيوف في سجل الطلبات والإيصال وتتبّع التوصيل.
متى تنشأ الفاتورة تلقائياً
الفاتورة التلقائية تُعدّ بشكل مختلف حسب كل مطعم. وهي لا تعمل إلا إذا كانت الوظيفة مفعَّلة لمطعمكم، وفقط في الطلبات المدفوعة عبر الإنترنت؛ عندها يحصل الطلب على رقم فاتورة متسلسل من دون أي تدخل منكم. وهناك قيد ينبغي أن تعرفوه: إذا كان الطلب يتضمن تأميناً (Pfand)، فيجب أيضاً ضبط Pfand-MwSt. في Geschäftsangaben – وطالما لم يتم ذلك، يبقى الطلب إيصالاً. وكيفية تشغيل الدفع عبر الإنترنت أصلاً مشروحة في إعداد الدفع عبر الإنترنت.
إنشاء الفاتورة بأنفسكم – ثلاث خطوات
- أدخلوا Bestellnummer (رقم الطلب) ضمن Buchhaltung → Rechnungen.
- أنشئوا الفاتورة – فتحصل على رقم متسلسل (§ 14 UStG) بلا فجوات.
- أصدروها كملف PDF وأرسلوها إلى الضيف أو إلى الشركة.
ويعمل ذلك بصرف النظر عن طريقة الدفع، أي أيضاً لطلب دُفع نقداً. والدليل خطوة بخطوة هو إنشاء الفواتير وترقيمها.
الإلغاء والتصحيح بدل الحذف
الفاتورة الخاطئة لا تُحذف، بل تُلغى أو تُصحَّح. ويبقى تسلسل الأرقام قابلاً للتتبّع – فلا تنشأ فجوة يلزم شرحها لاحقاً.
الوضع الضريبي للطلب يبقى ثابتاً
يُثبَّت وضع MwSt. لكل طلب ولا يتغير بأثر رجعي: فإذا عدّلتم نسبة لاحقاً، فإن ذلك يسري على الطلبات الجديدة فقط. وفي الطلبات القديمة جداً التي لم يُثبَّت وضعها بعد، يظهر على ملف PDF التنبيه الصريح (geschätzt) أي „تقديري" – تنبيه مرئي بدل افتراض صامت.
ما ينبغي ضبطه مسبقاً
لكي يحسب الإيصال والفاتورة بشكل صحيح، ينبغي أن تكون نسب MwSt. لكل فئة معيَّنة (نسب MwSt.)؛ والفئات غير المعيَّنة تُوسم بوضوح في لوحة التحكم كي لا يُغفل شيء. أما أي نسبة تنطبق على أصنافكم، وهل أنتم أصحاب مشروع صغير، وهل يجب إصدار فاتورة في حالة بعينها، فذلك تقرّرونه أنتم أو مستشاركم الضريبي: النظام يحمل بياناتكم ويصدر المستندات منها – وهو لا يتحقق من تصنيفكم الضريبي نيابة عنكم. النظرة العامة في ضريبة القيمة المضافة في المطعم.
لمن يفيد هذا؟
قبل كل شيء للمطاعم التي تعمل في وقت الغداء: المكاتب وورش الحرفيين والشركات تحتاج لمحاسبتها فاتورة لا مجرد إيصال. وإذا وصلتكم طلبات جماعية من الجوار، تنشئون الفاتورة لاحقاً من رقم الطلب. والمنشآت التي لا تُبيَّن لديها ضريبة تستفيد من أن المستندات تحمل التنبيه المناسب من تلقائها. ومن ينقل الأرقام إلى محاسبه يجدها في تصدير DATEV وCSV.
أسئلة شائعة
هل الإيصال هو نفسه الفاتورة؟
لا. الإيصال يوثّق الطلب ويحمل تنبيهاً بأنه ليس فاتورة وفق المادة § 14 UStG. أما الفاتورة فمستند مستقل يحمل رقماً متسلسلاً.
هل يحصل ضيفي على فاتورة تلقائياً؟
لا تنشأ الفاتورة التلقائية إلا إذا كانت هذه الوظيفة مفعَّلة لمطعمكم وكان الطلب مدفوعاً عبر الإنترنت. وفي غير ذلك يحصل الضيف على إيصال، وتنشئون أنتم الفاتورة عند الحاجة من رقم الطلب.
كيف أنشئ فاتورة لطلب معيّن؟
ضمن Buchhaltung → Rechnungen تُدخلون رقم الطلب وتنشئون الفاتورة. فتحصل على رقم متسلسل وفق المادة § 14 UStG بلا فجوات ويمكن إصدارها كملف PDF.
هل أستطيع حذف فاتورة خاطئة؟
الفاتورة لا تُحذف بل تُلغى أو تُصحَّح. وهكذا يبقى تسلسل الأرقام قابلاً للتتبّع ولا تنشأ فجوة في ترقيم الفواتير.
أين يجد الضيف إيصاله مرة أخرى؟
يفتح الضيف على موقعكم „Meine Bestellungen" ثم „Beleg anzeigen"؛ فيصله الإيصال كملف PDF. وهذا السجل موجود على جهاز الضيف ولا تتم مزامنته بين الأجهزة.
ماذا يظهر على الإيصال إذا كنت صاحب مشروع صغير؟
عندئذ تختفي من الإيصال سطور MwSt. ويظهر بدلاً منها التنبيه „keine Umsatzsteuer ausgewiesen". ويُضبط ذلك في Geschäftsangaben.
لماذا تحمل فاتورة قديمة الملاحظة „(geschätzt)"؟
يُثبَّت وضع MwSt. لكل طلب. وفي الطلبات القديمة جداً التي لم يُثبَّت وضعها، يذكر ملف PDF للفاتورة بصراحة „(geschätzt)" بدل افتراض نسبة اليوم بصمت.
المزيد حول ذلك: المحاسبة والفواتير · ضريبة القيمة المضافة في المطعم · إعداد الدفع عبر الإنترنت