DATEV- und CSV-Export: die Zahlen aus dem Restaurant an die Steuerberatung übergeben

Sie übergeben Ihre Zahlen als Datei statt als Schuhkarton: Im Buchhaltungs-Bereich Ihres Panels stehen zwei Exporte bereit – eine CSV-Datei in einer Standard- oder einer Kompakt-Variante und ein DATEV-Buchungsstapel als Standard-Export. Sie wählen den gewünschten Export aus und laden die Datei herunter; sie ist für die Übergabe an die Steuerberatung vorbereitet. Dazu erzeugen Sie unter Buchhaltung → Berichte einen Tagesbericht, Monatsbericht oder MwSt.-Bericht – jeden davon auch als PDF.

Wo Sie die Exporte im Panel finden

Alles zu diesem Thema liegt im Buchhaltungs-Bereich: die Exporte selbst, Buchhaltung → Berichte für die Auswertungen, Buchhaltung → MwSt.-Sätze für die Steuersätze und Buchhaltung → Rechnungen für Rechnungen mit fortlaufender Nummer. Den Überblick über diese vier Bausteine gibt die Seite Buchhaltung & Rechnungen, die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht unter Export für die Steuerberatung: CSV & DATEV.

CSV-Export: Standard oder Kompakt

Die CSV-Datei gibt es in zwei Varianten. Standard enthält die Daten mit allen Details, Kompakt eine verkürzte Fassung. CSV ist ein neutrales Tabellenformat: Ihre Steuerberatung kann die Datei direkt weiterverarbeiten, und Sie selbst können sie in einem Tabellenprogramm öffnen, wenn Sie einzelne Zeilen nachsehen möchten. Welche der beiden Varianten die richtige ist, hängt davon ab, wie viel Detailtiefe die Kanzlei sehen will – das klären Sie einmal am Anfang.

DATEV-Export: der Buchungsstapel

Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, erzeugen Sie einen DATEV-Buchungsstapel. Er wird als Standard-Export bereitgestellt: Sie wählen den Export aus und laden die Datei herunter, fertig. Ihre Steuerberatung verarbeitet die Datei anschließend in ihrem eigenen System weiter, statt Ihre Bestellungen von Hand zu erfassen.

Berichte als PDF: Tag, Monat, MwSt.

Unter Buchhaltung → Berichte wählen Sie den gewünschten Bericht:

Tagesbericht – die Umsätze eines Tages,
Monatsbericht – der Überblick über einen Monat,
MwSt.-Bericht – die Steueranteile zusammengefasst.

Jeder dieser Berichte lässt sich auch als PDF ausgeben – für Ihre Unterlagen und für das Gespräch mit der Steuerberatung. Die Anleitung dazu steht unter Berichte: Tag, Monat & MwSt.

Damit der Export stimmt: zuerst die MwSt.-Sätze zuordnen

Ein Export ist nur so gut wie die Sätze dahinter. Unter Buchhaltung → MwSt.-Sätze ordnen Sie jeder Kategorie einen Satz zu – zum Beispiel 7 %, 19 % oder einen eigenen Satz; ein eingebauter Leitfaden hilft bei der Einordnung (Speisen oft 7 %, Getränke oft 19 %). Ein Satz am einzelnen Gericht geht dem Kategoriesatz vor. Wichtig: Es wird nie automatisch ein Satz angenommen. Bleibt eine Kategorie ohne Zuordnung, bleibt sie unversteuert, und Sie sehen einen Warnhinweis. Ordnen Sie deshalb vor dem Start alle Kategorien zu. Mehr dazu auf Mehrwertsteuer im Restaurant und in der Anleitung MwSt.-Sätze pro Kategorie festlegen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Haben Sie in den Geschäftsangaben Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gewählt, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen – statt der MwSt.-Zeile erscheint der entsprechende Hinweis. Belege, Rechnungen und Berichte folgen dieser Einstellung, sodass die exportierten Zahlen zu dem passen, was Ihre Gäste bekommen haben.

Belege und Rechnungen passen zu den exportierten Zahlen

Zu jeder Bestellung entsteht automatisch ein Beleg mit den Positionen, einer Pfandzeile (falls vorhanden) und der MwSt.-Aufschlüsselung beziehungsweise dem Kleinunternehmer-Hinweis; er trägt den Hinweis, dass er keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist. Eine echte Rechnung erstellen Sie unter Buchhaltung → Rechnungen aus der Bestellnummer: mit fortlaufender Nummerierung ohne Lücken, als PDF, und Storno sowie Korrektur bleiben nachvollziehbar. Den Unterschied erklärt Beleg und Rechnung für Gäste.

Alte Bestellungen werden nicht rückwirkend umgerechnet

Der Steuersatz einer Bestellung wird zum Zeitpunkt der Bestellung festgehalten. Ändern Sie später einen Satz, wirkt das auf neue Bestellungen; ältere bleiben so ausgewiesen, wie die Gäste sie damals gesehen haben. Sehr alte Bestellungen aus der Zeit vor dieser Speicherung tragen auf dem Rechnungs-PDF offen den Vermerk (geschätzt).

Was Ihre Steuerberatung entscheidet

Das System liefert die Daten und das Format – die Beurteilung bleibt bei Ihrer Steuerberatung. Welcher Kontenrahmen gilt, wie gebucht wird und welche der beiden Dateien die Kanzlei lieber bekommt, klären Sie einmal zu Beginn. Und prüfen Sie selbst, ob wirklich jede Kategorie einen Satz hat, bevor der erste Monat abgeschlossen wird: Der Warnhinweis zeigt fehlende Zuordnungen an, verschwinden kann er nur durch Ihre Zuordnung.

Für wen lohnt sich das?

Für jeden Betrieb, der Speisen und Getränke mischt und deshalb 7 % und 19 % sauber getrennt braucht. Für alle, die monatlich Zahlen an eine Kanzlei geben und das bisher mit abgetippten Listen oder Bildschirmfotos erledigt haben. Für Betriebe mit Lieferung und Abholung, deren Umsätze aus beiden Wegen in derselben Auswertung zusammenlaufen sollen. Und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, deren Belege ohne Umsatzsteuerausweis bleiben müssen. Wenn Sie ohnehin über Ihre eigene Bestellseite arbeiten, entstehen diese Zahlen nebenbei – siehe Bestellsystem ohne Provision.

Häufige Fragen

Wie exportiere ich meine Restaurant-Zahlen für die Steuerberatung?

Im Buchhaltungs-Bereich Ihres Panels wählen Sie den gewünschten Export aus und laden die Datei herunter: eine CSV-Datei in der Standard- oder Kompakt-Variante oder einen DATEV-Buchungsstapel als Standard-Export. Die Datei ist für die Übergabe an die Steuerberatung vorbereitet.

Gibt es einen DATEV-Export für mein Restaurant?

Ja. Der DATEV-Export erzeugt einen Buchungsstapel als Standard-Export. Sie wählen den Export aus, laden die Datei herunter und geben sie an Ihre Steuerberatung weiter, die sie in ihrem eigenen System weiterverarbeitet.

Was ist der Unterschied zwischen CSV Standard und CSV Kompakt?

Der CSV-Export Standard enthält die Daten mit allen Details, die Kompakt-Variante eine verkürzte Fassung. Beides sind CSV-Dateien, die Ihre Steuerberatung direkt weiterverarbeiten kann; welche Variante passt, stimmen Sie einmal mit der Kanzlei ab.

Bekomme ich die Umsätze getrennt nach 7 % und 19 %?

Dafür gibt es den MwSt.-Bericht unter Buchhaltung → Berichte: Er fasst die Steueranteile für den gewählten Zeitraum zusammen und lässt sich auch als PDF ausgeben. Grundlage sind die Sätze, die Sie den Kategorien zugeordnet haben.

Was passiert, wenn eine Kategorie keinen MwSt.-Satz hat?

Dann bleibt diese Kategorie unversteuert, denn es wird nie automatisch ein Satz angenommen. Unter Buchhaltung → MwSt.-Sätze sehen Sie dazu einen Warnhinweis; ordnen Sie den fehlenden Satz deshalb vor dem Start zu.

Ändern sich alte Bestellungen, wenn ich einen Steuersatz später ändere?

Nein. Der Steuersatz wird zum Zeitpunkt der Bestellung festgehalten, eine spätere Änderung wirkt nur auf neue Bestellungen. Sehr alte Bestellungen aus der Zeit vor dieser Speicherung tragen auf dem Rechnungs-PDF den Vermerk (geschätzt).

Ersetzt der DATEV- und CSV-Export meine Steuerberatung?

Nein. Der Export liefert die Daten im passenden Format; die Buchung, der Kontenrahmen und die steuerliche Beurteilung bleiben Sache Ihrer Steuerberatung. Klären Sie zu Beginn, welche Datei die Kanzlei bevorzugt.

Mehr dazu: Buchhaltung & Rechnungen · Mehrwertsteuer im Restaurant · Beleg und Rechnung für Gäste