Mehrwertsteuer im Restaurant: 7 % und 19 % richtig einstellen
In GastroZukunft legen Sie den Mehrwertsteuersatz pro Kategorie fest: Unter Buchhaltung → MwSt.-Sätze ordnen Sie jeder Kategorie ihren Steuersatz zu – zum Beispiel 7 %, 19 % oder einen eigenen Satz. Der passende Satz wird danach je Gericht automatisch herangezogen. Ein Satz, den Sie direkt am einzelnen Gericht setzen, geht dem Kategoriesatz vor. Wichtig: Es wird nie automatisch ein Satz angenommen – eine Kategorie ohne Zuordnung bleibt unversteuert und wird deutlich markiert.
Wo Sie die Sätze einstellen
Die Zuordnung pflegen Sie im Panel unter Buchhaltung → MwSt.-Sätze. Dort bekommt jede Kategorie ihren Satz; nicht zugeordnete Kategorien werden deutlich markiert, damit nichts übersehen wird. Schritt für Schritt beschreibt das MwSt.-Sätze pro Kategorie festlegen.
7 %, 19 % oder eigener Satz – der eingebaute Leitfaden
Bei der Einordnung hilft ein eingebauter Leitfaden: Speisen oft 7 %, Getränke oft 19 %. Das ist eine Orientierungshilfe und keine Steuerberatung. Welcher Satz für welche Position Ihrer Karte gilt, entscheiden Sie – im Zweifel gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung. Das System rechnet mit dem Satz, den Sie hinterlegen.
Die Ausnahme am einzelnen Gericht
Der Satz hängt im System an der Kategorie und, wenn nötig, am einzelnen Gericht. Muss ein Artikel anders besteuert werden als der Rest seiner Kategorie, hinterlegen Sie den abweichenden Satz direkt am Gericht: Der Satz am Gericht geht dem Kategoriesatz vor. Sie brauchen also keine künstliche Kategorie, nur weil eine Position anders behandelt wird. Welche Einordnung für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Nicht zugeordnet heißt unversteuert
Lassen Sie eine Kategorie ohne Zuordnung, bleibt sie unversteuert, und Sie sehen einen Warnhinweis. Ein stilles 19 % gibt es nicht. Ordnen Sie deshalb vor dem Start alle Kategorien zu.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Haben Sie in den Geschäftsangaben Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gewählt, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen – statt der MwSt.-Zeile erscheint der entsprechende Hinweis. Auf dem Beleg steht dann „keine Umsatzsteuer ausgewiesen".
Was Ihr Gast bekommt
Standardmäßig erhält der Gast einen Beleg mit dem Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt (§ 14 UStG). Er enthält die Positionen, eine eventuelle Pfand-Zeile und die MwSt.-Darstellung. Den Unterschied erklärt Beleg und Rechnung für Gäste.
Rechnung und Pfand
Eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummerierung (§ 14 UStG) erstellen Sie jederzeit selbst aus einer Bestellnummer – inklusive Storno und Korrektur und als PDF. Automatisch entsteht eine Rechnung nur, wenn diese Funktion für Ihr Restaurant aktiviert ist, und nur bei online bezahlten Bestellungen; sie ist je nach Restaurant unterschiedlich eingerichtet. Wird Pfand erhoben, muss zusätzlich die Pfand-MwSt. in den Geschäftsangaben gesetzt sein – solange das nicht der Fall ist, bleibt eine Bestellung mit Pfand ein Beleg.
MwSt.-Bericht, CSV und DATEV
Unter Buchhaltung → Berichte erstellen Sie Tagesbericht, Monatsbericht und MwSt.-Bericht – jeweils auch als PDF, für Ihre Unterlagen und das Gespräch mit der Steuerberatung. Der MwSt.-Bericht fasst die Steueranteile zusammen. Zusätzlich exportieren Sie Ihre Daten als CSV oder als DATEV-Buchungsstapel – als Standard-Export, den Ihre Steuerberatung direkt weiterverarbeiten kann. Siehe DATEV- und CSV-Export für den Steuerberater.
Für wen lohnt sich das?
Für jeden Betrieb, der Speisen und Getränke mit unterschiedlichen Sätzen verkauft. Je größer die Karte, desto deutlicher der Unterschied: Sie pflegen den Satz einmal je Kategorie statt an jedem einzelnen Gericht. Wer als Kleinunternehmer arbeitet, wählt das in den Geschäftsangaben, und es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer Rechnungen ausstellt, arbeitet mit fortlaufender Nummerierung aus dem System. Den Gesamtüberblick gibt Buchhaltung, Rechnungen & DATEV-Export.
Häufige Fragen
7 % oder 19 % – welcher Mehrwertsteuersatz gilt im Restaurant?
Der eingebaute Leitfaden nennt die übliche Einordnung: Speisen oft 7 %, Getränke oft 19 %. Das ist eine Orientierungshilfe und keine Steuerberatung – die verbindliche Einordnung für Ihren Betrieb klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wo stelle ich die Mehrwertsteuer im Restaurant-System ein?
Unter Buchhaltung → MwSt.-Sätze ordnen Sie jeder Kategorie ihren Steuersatz zu – zum Beispiel 7 %, 19 % oder einen eigenen Satz. Der passende Satz wird danach je Gericht automatisch herangezogen.
Was passiert, wenn eine Kategorie keinen Steuersatz hat?
Die Kategorie bleibt unversteuert. Ein Satz wird nie automatisch angenommen, und Sie sehen einen Warnhinweis. Ordnen Sie deshalb vor dem Start alle Kategorien zu.
Kann ein einzelnes Gericht einen anderen Mehrwertsteuersatz haben als seine Kategorie?
Ja. Ein Satz am einzelnen Gericht geht dem Kategoriesatz vor.
Wie wird die Mehrwertsteuer bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG behandelt?
Ist in den Geschäftsangaben Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gewählt, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Statt der MwSt.-Zeile erscheint der entsprechende Hinweis.
Bekommt mein Gast einen Beleg oder eine Rechnung?
Standardmäßig einen Beleg mit dem Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt (§ 14 UStG). Eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummerierung erstellen Sie jederzeit selbst aus einer Bestellnummer; automatisch entsteht sie nur, wenn die Funktion für Ihr Restaurant aktiviert ist und die Bestellung online bezahlt wurde.
Bekomme ich einen MwSt.-Bericht für die Steuerberatung?
Ja. Unter Buchhaltung → Berichte gibt es Tagesbericht, Monatsbericht und MwSt.-Bericht, jeweils auch als PDF. Zusätzlich exportieren Sie Ihre Daten als CSV oder als DATEV-Buchungsstapel.
Mehr dazu: Buchhaltung, Rechnungen & DATEV-Export · Beleg und Rechnung für Gäste · Rechtssichere Speisekarte