Beleg oder Rechnung für den Gast: was Ihr Restaurant automatisch ausstellt

Zu jeder Bestellung entsteht automatisch ein Beleg für den Gast – mit den Positionen, einer eventuellen Pfand-Zeile und der MwSt.-Darstellung, dazu der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung im Sinne von § 14 UStG handelt. Eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummer entsteht auf zwei Wegen: automatisch, wenn diese Funktion für Ihr Restaurant aktiviert ist und die Bestellung online bezahlt wurde – oder von Ihnen selbst, jederzeit, aus der Bestellnummer unter Buchhaltung → Rechnungen, ausgegeben als PDF. Den Beleg findet der Gast selbst unter „Meine Bestellungen"; für die Rechnung genügt Ihnen die Bestellnummer.

Beleg und Rechnung sind nicht dasselbe

Der Beleg dokumentiert die Bestellung für den Gast. Die Rechnung ist ein eigenes Dokument mit einer fortlaufenden Nummer ohne Lücken (§ 14 UStG). Deshalb trägt jeder Beleg ausdrücklich den Hinweis, dass er keine Rechnung ist. Den Unterschied beschreibt die Hilfeseite Beleg oder Rechnung?.

Was auf dem Beleg steht

alle Positionen der Bestellung,
eine Pfand-Zeile, wenn Pfand erhoben wird,
die MwSt.-Darstellung,
bei Kleinunternehmern statt der Steuerzeilen der Hinweis keine Umsatzsteuer ausgewiesen,
der Hinweis, dass der Beleg keine Rechnung nach § 14 UStG ist.

Ob Ihr Betrieb als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) geführt wird, stellen Sie in den Geschäftsangaben ein; Beleg und Rechnung richten sich danach.

Wo der Gast seinen Beleg findet

Auf Ihrer Website öffnet der Gast „Meine Bestellungen" und tippt auf „Beleg anzeigen" – der Beleg kommt als PDF. Dieser Verlauf ist auf dem Gerät des Gastes gespeichert und wird nicht geräteübergreifend synchronisiert; mit „Verlauf löschen" leert der Gast ihn nur dort. Je nach Restaurant kann der Gast auf Wunsch auch eine Rechnung erhalten – ein Beleg ist nicht automatisch eine Rechnung. Für Gäste ist das in Bestellverlauf, Beleg & Sendungsverfolgung beschrieben.

Wann eine Rechnung automatisch entsteht

Die automatische Rechnung ist je nach Restaurant unterschiedlich eingerichtet. Sie greift nur, wenn die Funktion für Ihr Restaurant aktiviert ist, und nur bei online bezahlten Bestellungen; dann erhält die Bestellung ohne Ihr Zutun eine fortlaufende Rechnungsnummer. Eine Einschränkung sollten Sie kennen: Enthält die Bestellung Pfand, muss zusätzlich die Pfand-MwSt. in den Geschäftsangaben gesetzt sein – solange das nicht der Fall ist, bleibt die Bestellung ein Beleg. Wie Sie Online-Zahlung überhaupt einschalten, steht auf Online-Zahlung einrichten.

Rechnung selbst erstellen – drei Schritte

Bestellnummer unter Buchhaltung → Rechnungen eingeben.
Rechnung erstellen – sie erhält eine fortlaufende Nummer (§ 14 UStG) ohne Lücken.
Als PDF ausgeben und dem Gast oder der Firma schicken.

Das funktioniert unabhängig von der Zahlungsart, also auch für eine Bestellung, die bar bezahlt wurde. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung ist Rechnungen erstellen & nummerieren.

Storno und Korrektur statt Löschen

Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht, sondern storniert oder korrigiert. Die Nummernfolge bleibt dabei nachvollziehbar – es entsteht keine Lücke, die später erklärt werden müsste.

Der Steuerstand der Bestellung bleibt stehen

Der MwSt.-Stand wird je Bestellung festgehalten und ändert sich nachträglich nicht: Passen Sie später einen Satz an, wirkt das nur auf neue Bestellungen. Bei sehr alten Bestellungen, für die dieser Stand noch nicht festgehalten wurde, erscheint auf dem PDF offen der Vermerk (geschätzt) – ein sichtbarer Hinweis statt einer stillen Annahme.

Was Sie vorher einstellen sollten

Damit Beleg und Rechnung richtig rechnen, sollten die MwSt.-Sätze je Kategorie zugeordnet sein (MwSt.-Sätze); nicht zugeordnete Kategorien werden im Panel deutlich markiert, damit nichts übersehen wird. Welcher Satz für Ihr Sortiment gilt, ob Sie Kleinunternehmer sind und ob im Einzelfall eine Rechnung ausgestellt werden muss, entscheiden Sie beziehungsweise Ihre Steuerberatung: Das System führt Ihre Angaben mit und stellt die Dokumente daraus aus – es prüft Ihre steuerliche Einordnung nicht für Sie. Den Überblick gibt Mehrwertsteuer im Restaurant.

Für wen lohnt sich das?

Vor allem für Restaurants mit Mittagsgeschäft: Büros, Handwerksbetriebe und Firmen brauchen für ihre Buchhaltung eine Rechnung, nicht nur einen Beleg. Kommen Sammelbestellungen aus der Nachbarschaft, erstellen Sie die Rechnung nachträglich aus der Bestellnummer. Betriebe ohne ausgewiesene Umsatzsteuer profitieren davon, dass die Dokumente von selbst den passenden Hinweis tragen. Und wer die Zahlen ohnehin weitergibt, findet sie im DATEV- und CSV-Export wieder.

Häufige Fragen

Ist ein Beleg dasselbe wie eine Rechnung?

Nein. Der Beleg dokumentiert die Bestellung und trägt den Hinweis, dass er keine Rechnung nach § 14 UStG ist. Eine Rechnung ist ein eigenes Dokument mit fortlaufender Nummer.

Bekommt mein Gast automatisch eine Rechnung?

Eine automatische Rechnung entsteht nur, wenn diese Funktion für Ihr Restaurant aktiviert ist und die Bestellung online bezahlt wurde. Sonst erhält der Gast einen Beleg, und Sie erstellen die Rechnung bei Bedarf selbst aus der Bestellnummer.

Wie erstelle ich eine Rechnung zu einer Bestellung?

Unter Buchhaltung → Rechnungen geben Sie die Bestellnummer ein und erstellen die Rechnung. Sie erhält eine fortlaufende Nummer nach § 14 UStG ohne Lücken und lässt sich als PDF ausgeben.

Kann ich eine falsche Rechnung löschen?

Eine Rechnung wird nicht gelöscht, sondern storniert oder korrigiert. So bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar und es entsteht keine Lücke in der Rechnungsnummerierung.

Wo findet der Gast seinen Beleg wieder?

Der Gast öffnet auf Ihrer Website „Meine Bestellungen" und dort „Beleg anzeigen"; der Beleg kommt als PDF. Dieser Verlauf liegt auf dem Gerät des Gastes und wird nicht geräteübergreifend synchronisiert.

Was steht auf dem Beleg, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Dann entfallen auf dem Beleg die MwSt.-Zeilen und stattdessen erscheint der Hinweis „keine Umsatzsteuer ausgewiesen". Eingestellt wird das in den Geschäftsangaben.

Warum steht auf einer alten Rechnung der Vermerk „(geschätzt)"?

Der MwSt.-Stand wird je Bestellung festgehalten. Bei sehr alten Bestellungen ohne diesen festgehaltenen Stand vermerkt das Rechnungs-PDF offen „(geschätzt)", statt einen heutigen Satz stillschweigend zu unterstellen.

Mehr dazu: Buchhaltung & Rechnungen · Mehrwertsteuer im Restaurant · Online-Zahlung einrichten