Vorbestellungen annehmen – Bestellungen für später

Ihre Gäste entscheiden im Warenkorb unter Serviceart & Zeit, ob sie So schnell wie möglich bestellen oder über Vorbestellen mit Datum & Zeit für später bestellen. Angeboten werden nur Termine, die in Ihren Abhol- bzw. Lieferzeiten liegen und weit genug voraus sind, dass Ihre Vorbereitungszeit – bei Lieferung zuzüglich Fahrzeit – noch reicht. Die angezeigte Zeit ist zunächst ein voraussichtlicher Richtwert und wird verbindlich, sobald Sie die Bestellung in der Bestellzentrale mit Annehmen & Zeit bestätigen annehmen.

Was der Gast bei der Vorbestellung sieht

Die Auswahl zwischen So schnell wie möglich und einer Vorbestellung mit Datum und Uhrzeit.
Nur Zeiten, die bei Ihnen wirklich möglich sind: Die Datumsauswahl zeigt Einträge wie Heute und Morgen, Weitere Tage anzeigen öffnet spätere Tage.
Bei einem nicht möglichen Zeitpunkt den Grund – etwa Restaurant ist an diesem Tag geschlossen., Heute nicht mehr möglich oder Vorlaufzeit überschreitet das verfügbare Zeitfenster.
Braucht der Gast beim Bestellen länger, rückt das Zeitfenster automatisch nach – mit einem Hinweis wie Zeitfenster aktualisiert auf 18:15 Uhr, damit es noch passt.

Zwei Einstellungen entscheiden, welche Termine erscheinen

Erstens Ihre Öffnungs- und Bestellzeiten. Sie tragen sie pro Wochentag unter Logistik → Abholzeiten bzw. Lieferzeiten ein; je Tag sind zwei Zeitfenster möglich, das zweite muss nach dem ersten beginnen. Reicht ein Fenster über Mitternacht, wird das als plus ein Tag berücksichtigt, und einen leer gelassenen Tag sehen Gäste als Geschlossen. Zweitens Ihre Vorbereitungszeit unter Logistik → Vorbereitungszeiten: Der Standardwert ist 20 Minuten, und ein nicht sinnvoller Wert wird automatisch wieder auf 20 Minuten gesetzt. Wie Sie beides pflegen, zeigen Öffnungs- & Bestellzeiten festlegen und Vorbereitungszeiten einstellen.

Vorbereitung und Fahrzeit werden getrennt gerechnet

Bei Lieferung zählt die Vorbereitungszeit nur die Küchenzeit. Die Fahrzeit kommt separat dazu und ergibt sich aus der Entfernung. Der Gast liest deshalb vor dem Abschluss eine aufgeschlüsselte Angabe – bei Abholung etwa Bereit in ca. 20–25 Min nach Bestätigung, bei Lieferung zusätzlich Zubereitung, Fahrzeit und den Startzeitpunkt der Küche. Lässt sich die Fahrzeit nicht berechnen, steht dort Fahrzeit wird vom Restaurant bestätigt. Welche Fortbewegungsart gerechnet wird – Auto, Motorrad, Roller, Fahrrad oder zu Fuß –, legen Sie selbst fest. Den Rahmen dazu beschreibt Lieferung & Abholung.

So wird aus dem Richtwert ein fester Termin

Vorbestellungen laufen in dieselbe Bestellzentrale wie alle anderen Bestellungen. Die Live-Tickets aktualisieren sich etwa alle 4 Sekunden und sind in die zwei Spuren Lieferungen und Abholung geteilt; gibt es nichts zu tun, steht dort Keine offenen Bestellungen. Ein Klick auf eine Karte öffnet das Detailfenster mit Gerichten, Optionen, Hinweisen des Gastes und einem Countdown. Mit Annehmen & Zeit bestätigen nehmen Sie an – erst dieser Klick macht die Zeit für den Gast verbindlich. Danach führen Sie die Bestellung über neu und in Bearbeitung bis Als erledigt markieren.

Vorbestellungen mit Zahlung vor Ort

Zahlt der Gast bar oder mit Karte vor Ort, hinterlässt er eine Telefonnummer und bestätigt seine Vorbestellung über einen Link, auf Wunsch per WhatsApp. Erst danach erreicht sie Sie zur Annahme. Bleibt die Bestätigung aus, wird nach 10 Minuten erinnert und nach 20 Minuten automatisch storniert; nach der Bestätigung haben Sie 45 Minuten Zeit für die Annahme, und das Signal wird nach 5 Minuten deutlicher. Sie können auch selbst eingreifen: Kunde erinnern, Manuell bestätigt, wenn der Gast Ihnen telefonisch zugesagt hat, oder Unbestätigte stornieren. Online bezahlte Bestellungen sind sofort verbindlich und werden nicht automatisch storniert. Die passende Gästeseite ist Bestellung bestätigen.

Wenn ein Termin doch nicht passt

Sie lehnen eine Vorbestellung mit Bestellung ablehnen/stornieren ab, wählen einen der vorbereiteten Gründe oder schreiben bis zu 500 Zeichen, und können den Grund als vorbereitete WhatsApp-Nachricht an den Gast senden – dafür braucht es eine gültige Telefonnummer. Die Bestellung wandert danach in das Archiv Stornierte Karten. Wie lange Gäste selbst stornieren dürfen, bestimmen Sie im Storno-Fenster: Standard sind 10 Minuten, einstellbar von 0 bis 240 Minuten, oder Sie wählen Nein, nur telefonisch. Der Gast kann nur so lange selbst stornieren, wie die Küche noch nicht begonnen hat.

Für wen lohnt sich das?

Für Küchen mit engen Stoßzeiten: Verteilen sich Bestellungen auf 18:00, 18:30 und 19:00 Uhr, arbeitet die Küche eine Reihenfolge ab statt einen Stapel. Für das Mittagsgeschäft mit Büros und Betrieben, die schon am Vortag für eine feste Uhrzeit bestellen. Für Feiern und größere Platten, bei denen Sie Vorlauf brauchen. Und für alle, die mündliche Zeitzusagen am Telefon ersetzen wollen: Angeboten werden ausschließlich Zeiten, die Sie über Ihre Öffnungs- und Vorbereitungszeiten freigegeben haben. Die Bestellungen laufen dabei über Ihr eigenes Online-Bestellsystem mit 0 % Provision pro Bestellung.

Häufige Fragen

Können Gäste bei mir für morgen vorbestellen?

Ja. Im Warenkorb wählt der Gast Vorbestellen statt So schnell wie möglich und legt Datum & Zeit fest; über Weitere Tage anzeigen kommt er auf spätere Tage. Angeboten werden nur Termine innerhalb Ihrer Abhol- bzw. Lieferzeiten.

Wie kurzfristig darf eine Vorbestellung sein?

So kurzfristig, wie Ihre Vorbereitungszeit es zulässt – bei Lieferung zuzüglich Fahrzeit. Frühere Zeitpunkte werden gar nicht erst angeboten; ist ein Zeitpunkt nicht möglich, nennt die Bestellseite den Grund, etwa Heute nicht mehr möglich oder Vorlaufzeit überschreitet das verfügbare Zeitfenster.

Ist die Wunschzeit des Gastes für mich verbindlich?

Die Wunschzeit ist zunächst ein voraussichtlicher Richtwert. Verbindlich wird die Zeit erst, wenn Sie die Vorbestellung in der Bestellzentrale mit Annehmen & Zeit bestätigen annehmen.

Was mache ich, wenn ich eine Vorbestellung nicht annehmen kann?

Sie lehnen die Vorbestellung mit Bestellung ablehnen/stornieren ab und wählen einen vorbereiteten Grund oder schreiben bis zu 500 Zeichen. Den Grund können Sie dem Gast als vorbereitete WhatsApp-Nachricht schicken; die Bestellung wandert in das Archiv Stornierte Karten.

Muss der Gast eine Vorbestellung mit Zahlung vor Ort bestätigen?

Ja. Bei Barzahlung oder Karte vor Ort bestätigt der Gast die Vorbestellung über einen Link. Ohne Bestätigung wird nach 10 Minuten erinnert und nach 20 Minuten automatisch storniert; online bezahlte Bestellungen sind sofort verbindlich.

Kann der Gast eine Vorbestellung selbst stornieren?

Nur innerhalb des Storno-Fensters, das Sie festlegen: Standard sind 10 Minuten, einstellbar von 0 bis 240 Minuten – und nur, solange die Küche noch nicht begonnen hat. Alternativ stellen Sie Nein, nur telefonisch ein.

Woher weiß der Gast, wann seine Vorbestellung fertig ist?

Vor dem Abschluss steht die voraussichtliche Zeit im Warenkorb, bei Lieferung aufgeteilt in Zubereitung und Fahrzeit. Lässt sich die Fahrzeit nicht berechnen, steht dort Fahrzeit wird vom Restaurant bestätigt.

Mehr dazu: Bestellzentrale · Lieferung & Abholung · Online-Bestellsystem