Fahrer und Lieferungen verwalten

Lieferungen laufen bei GastroZukunft in der Bestellzentrale: Dort stehen die eingehenden Bestellungen in zwei getrennten Spuren – Lieferungen und Abholung. Sie öffnen eine Karte, nehmen sie mit „Annehmen & Zeit bestätigen" an und führen sie über neu → in Bearbeitung → erledigt. Die Weitergabe an den Fahrer erfolgt über „An Fahrer senden": eine vorausgefüllte WhatsApp-Nachricht mit den Bestelldaten an Ihre eigene Nummer, die Sie an die Person weiterleiten, die fährt. Ein Dispositionssystem mit Fahrerkonten oder Live-Standortverfolgung ist das ausdrücklich nicht.

Zwei Spuren: Lieferungen und Abholung

Die offenen Bestellungen aktualisieren sich etwa alle 4 Sekunden (im Hintergrund seltener) und sind in die Spuren Lieferungen und Abholung geteilt. Oben laufen Zähler für offene Bestellungen, heute erledigte und geladene mit. Gibt es nichts zu tun, steht dort „Keine offenen Bestellungen". Den Überblick über den ganzen Bereich gibt Bestellzentrale.

Was in einer Lieferkarte steht

Tippen Sie auf eine Karte, öffnet sich rechts das Detailfenster: Gerichte mit ihren Optionen, Hinweise des Gastes, die Kundendaten mit der Lieferadresse, ein Countdown auf die zugesagte Zeit und die zur Bestellung passende Aktionsleiste. Wurden die Hinweise durch die Datenaufbewahrung gelöscht, steht dort „Keine Hinweise (retention abgelaufen)".

„An Fahrer senden" – was es ist und was nicht

In einer Lieferbestellung öffnet „An Fahrer senden" eine vorausgefüllte WhatsApp-Nachricht mit den Bestelldaten – Gerichte, Adresse, Betrag – an Ihre eigene Nummer. Von dort leiten Sie sie an die fahrende Person weiter, die den kompletten Auftrag auf dem Handy hat statt auf einem Zettel, der verloren geht. Das ist die einzige Fahrer-Funktion: Es gibt keine Fahrerkonten, keine automatische Tourenverteilung und keine Live-Standortverfolgung. Wie der Schritt im Panel aussieht, beschreibt Kunden informieren & „An Fahrer senden".

Die vier Schritte einer Lieferung

Die Bestellung erscheint in der Spur Lieferungen. Ein Signalton meldet sie; bleibt eine bestätigte Bestellung liegen, wird das Signal deutlicher.
Mit „Annehmen & Zeit bestätigen" nehmen Sie an. In diesem Moment wird die bis dahin nur voraussichtliche Zeit für den Gast verbindlich; ist der automatische Druck eingerichtet, läuft jetzt der Bon.
„An Fahrer senden" gibt die Bestelldaten an Ihre eigene Nummer und von dort an die fahrende Person weiter.
Ist die Lieferung draußen und abgeschlossen, wählen Sie „Als erledigt markieren". Die Karte verlässt die Live-Ansicht und wandert in Erledigte Tickets.

Zeiten, die zur Fahrt passen

Unter Logistik → Vorbereitungszeiten tragen Sie ein, wie lange Ihre Küche für Abholung und für Lieferung braucht. Der Standardwert ist 20 Minuten; ein nicht sinnvoller oder alter Wert (etwa 60/120 Minuten) wird automatisch wieder auf 20 Minuten gesetzt. Bei Lieferung zählt diese Zeit nur die Küchenzeit – die Fahrzeit kommt separat dazu und ergibt sich aus der Entfernung. Details unter Vorbereitungszeiten einstellen und Lieferkosten nach Entfernung oder PLZ.

Was der Gast während der Lieferung sieht

Optional zeigen Sie Gästen eine Karte mit der Route und eine voraussichtliche Ankunftszeit – im Warenkorb und/oder im Bestellverlauf. Die beiden Karten-Schalter sind standardmäßig aus, und die Karte erscheint zusätzlich nur, wenn der Gast einwilligt. Die Markierung bewegt sich rechnerisch: Das ist eine zeitbasierte Schätzung zur Orientierung, keine Live-Standortverfolgung des Fahrers. Verzichten Sie deshalb auch in Ihrer eigenen Kommunikation auf Begriffe wie „Live-Tracking". Mehr dazu in Karte & Route anzeigen.

Gäste unterwegs auf dem Laufenden halten

Aus der geöffneten Bestellung heraus erreichen Sie den Gast mit einem Klick: „Kunde über Annahme informieren" öffnet eine vorausgefüllte WhatsApp-Nachricht an den Gast, „Kunden anrufen" öffnet die Telefon-App mit seiner Nummer. Beides ist manuell und setzt voraus, dass eine Nummer im Auftrag hinterlegt ist.

Am Tablet, am Rechner oder per App

Küche und Theke arbeiten am Küchen-Tablet, Sie selbst sehen dieselben Bestellungen unterwegs über die Restaurant-App und erhalten auf Wunsch eine Push-Benachrichtigung bei neuen Bestellungen. Auf dem Tablet hält die Funktion „Display wach halten" den Bildschirm an; dafür sind HTTPS und eine kurze Bildschirm-Berührung nötig, und auf manchen Geräten (z. B. einige iPhones/iPads) ist sie nicht verfügbar.

Nach Feierabend: erledigte und stornierte Lieferungen

Unterhalb der Live-Ansicht liegen die Archive Erledigte Tickets und Stornierte Karten. Beide Listen sind nach Lieferung und Abholung getrennt; mit „Stornierte/Erledigte löschen" leeren Sie sie. Das Leeren ist eine optische Aufräumaktion und nicht die datenschutzrechtliche Löschung – dafür gibt es im Bereich DSGVO eigene Funktionen.

Für wen lohnt sich das?

Für Lokale, die selbst ausliefern – mit einem festen Fahrer oder mit Aushilfen, die abends ein paar Touren übernehmen. Sie brauchen dafür kein zusätzliches Fahrer-Programm und keine Fahrerkonten: Die Bestellungen kommen über Ihre eigene Lieferung & Abholung herein, mit 0 % Provision pro Bestellung, und die Weitergabe läuft über WhatsApp, das viele ohnehin täglich nutzen. Wer dagegen eine große Flotte mit automatischer Tourenoptimierung, Fahrer-Login und Standortverfolgung sucht, findet das hier nicht – diese Grenze sagen wir lieber vorher als nach dem Start.

Häufige Fragen

Kann ich in GastroZukunft Fahrer anlegen und ihre Route verfolgen?

Nein. Es gibt keine Fahrerkonten, keine automatische Tourenverteilung und keine Live-Standortverfolgung. Die einzige Fahrer-Funktion ist „An Fahrer senden": eine vorausgefüllte WhatsApp-Nachricht mit den Bestelldaten an Ihre eigene Nummer.

Wie gebe ich eine Lieferung an meinen Fahrer weiter?

Öffnen Sie die Lieferbestellung in der Bestellzentrale und tippen Sie auf „An Fahrer senden". WhatsApp öffnet sich mit den Bestelldaten – Gerichte, Adresse, Betrag – als Nachricht an Ihre eigene Nummer, die Sie an die fahrende Person weiterleiten.

Sieht der Gast, wo der Fahrer gerade ist?

Nein. Der Gast kann eine Karte mit Route und voraussichtlicher Ankunftszeit sehen, wenn Sie diese Anzeige einschalten und der Gast einwilligt. Die Markierung bewegt sich rechnerisch als zeitbasierte Schätzung; eine Live-Standortverfolgung des Fahrers gibt es nicht.

Wie unterscheide ich Lieferungen von Abholungen in der Bestellzentrale?

Die Live-Tickets der Bestellzentrale sind in zwei Spuren geteilt: Lieferungen und Abholung. Neue Bestellungen erscheinen automatisch in der richtigen Spur, und die Ansicht aktualisiert sich etwa alle 4 Sekunden.

Wann wird die Lieferzeit für den Gast verbindlich?

Bei Zahlung vor Ort ist die angezeigte Lieferzeit zunächst ein Richtwert. Verbindlich wird sie in dem Moment, in dem Sie die Bestellung mit „Annehmen & Zeit bestätigen" annehmen.

Wie kommt die Fahrzeit in die angezeigte Lieferzeit?

Unter „Logistik → Vorbereitungszeiten" tragen Sie nur die Küchenzeit ein; der Standardwert ist 20 Minuten. Die Fahrzeit kommt separat dazu und ergibt sich aus der Entfernung zur Lieferadresse.

Wo finde ich eine Lieferung wieder, die schon erledigt ist?

Erledigte Lieferungen liegen unter „Erledigte Tickets", abgelehnte oder stornierte unter „Stornierte Karten". Beide Archive stehen unterhalb der Live-Ansicht, sind nach Lieferung und Abholung getrennt und lassen sich leeren.

Mehr dazu: Bestellzentrale · Lieferung & Abholung · Restaurant-App