DSGVO im Bestellsystem: Server in Deutschland, AV-Vertrag, Löschfristen und Auskunft

Die Bestellungen Ihres Restaurants, die Daten Ihrer Gäste und der E-Mail-Versand werden auf Servern in Deutschland beziehungsweise im EWR verarbeitet. Für die Verarbeitung im Auftrag Ihres Betriebs steht ein fertiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag / DPA) bereit, den Sie im Panel bestätigen; gespeichert werden Fassung, Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse als Nachweis. Bestelldaten bereinigt das System danach nach festen Fristen von selbst, und für Auskunfts- oder Löschwünsche einzelner Gäste gibt es im DSGVO-Bereich der Bestellzentrale einen eigenen Weg mit Export, Anonymisierung und Protokoll.

Wo die Daten liegen

Website, Bestellungen, Gästedaten und E-Mail-Versand laufen über einen Hosting-Auftragsverarbeiter mit Verarbeitung in Deutschland beziehungsweise im EWR. Für die Nutzungsmessung im Panel wird kein externer Analysedienst eingesetzt, und eine Auswertung nach einzelnen Mitarbeitenden wird dem Restaurant nicht bereitgestellt. Welche Anbieter mit welchem Zweck, welcher Rechtsgrundlage und welchem Land beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.

Wer ist wofür verantwortlich?

Für den Bestellbetrieb ist Ihr Restaurant der Verantwortliche, die Plattform ist Auftragsverarbeiter: Sie verarbeitet die Daten Ihrer Gäste in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung. Genau das regelt der AV-Vertrag. Die Bestellungen laufen dabei direkt über Ihre eigene Website, ohne fremdes Portal dazwischen – siehe Bestellsystem ohne Provision.

AV-Vertrag bestätigen und Status prüfen

Sie lesen den fertigen Vertrag und nehmen ihn im Panel an. Als Nachweis werden Fassung, Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse festgehalten, mit der angenommen wurde. Im DSGVO-Bereich der Bestellzentrale zeigt eine Status-Anzeige, ob Ihr AV-Vertrag bestätigt ist oder ob etwas fehlt (Warnung). Fehlt der bestätigte Vertrag, kann der Bestellbetrieb eingeschränkt sein. Schritt für Schritt: AV-Vertrag (DPA) & DSGVO-Status.

Feste Löschfristen laufen automatisch

Standardmäßig bereinigt das System Bestelldaten ohne Ihr Zutun:

Kundenhinweise zu einer Bestellung werden nach 30 Tagen gelöscht.
Abgeschlossene Bestellungen werden nach 365 Tagen anonymisiert.
Stornierte Bestellungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Sind Hinweise bereits bereinigt, steht in der Bestellung der Vermerk Keine Hinweise (retention abgelaufen). Abgeschlossene Bestellungen werden anonymisiert statt gelöscht: Der Personenbezug entfällt, der Bestellvorgang selbst bleibt bestehen. Alle Fristen im Detail: Datenaufbewahrung & Fristen.

Wenn ein Gast fragt: Auskunft, Löschung, Anonymisierung

Im DSGVO-Bereich die Bestellungen des Gastes suchen – über E-Mail, Telefon, Bestellnummer oder Datum.
Die Übersicht als Datei (JSON) exportieren; das ist die Auskunft nach Art. 15 DSGVO.
Auf demselben Suchergebnis Anonymisieren oder Stornierte löschen und den Rest anonymisieren wählen.
Zur Sicherheit die Passwort-Eingabe wiederholen.

Jeder Vorgang wird protokolliert: Ein Protokoll hält jede Auskunft, Anonymisierung und Löschung mit Zeitpunkt und Anzahl fest. Fragt ein Gast oder eine Behörde später nach, haben Sie den Nachweis mit Datum. Anleitung: Auskunft (Art. 15), Löschung & Anonymisierung.

Archive leeren ist keine Löschung

Das Leeren der Archivlisten in der Bestellzentrale räumt nur die Anzeige auf und ist keine datenschutzrechtliche Löschung. Eine echte Löschung oder Anonymisierung erfolgt nur über den DSGVO-Bereich. Der Unterschied ist erklärt unter Archive aufräumen.

Karten und Adressen nur mit Einwilligung

Jede Funktion, die eine Lieferadresse oder Koordinaten an einen externen Karten-, Geokodierungs- oder Routendienst übermitteln würde, verlangt vorher die ausdrückliche Einwilligung des Gastes. Ohne Einwilligung laufen Entfernungspreis und Kartenanzeige in einem internen Ersatzmodus: Es verlässt keine Adresse den Server, und der Bestellvorgang bleibt vollständig nutzbar.

Dienste außerhalb Deutschlands

Einige optionale Funktionen – etwa Nachrichtenversand, Online-Zahlung oder KI-Funktionen – werden von Anbietern erbracht, die nicht in Deutschland sitzen. Sie werden nur angesprochen, wenn Sie sie einschalten oder Ihr Gast einwilligt. Push-Mitteilungen über neue Bestellungen an die Geräte Ihres Teams laufen über einen Zustelldienst mit Sitz in den USA. Anbieter, Zweck und Land sind in der Datenschutzerklärung benannt.

Für wen lohnt sich das?

Für jeden Betrieb, der Bestellungen über die eigene Website annimmt und dabei Name, Telefonnummer und Lieferadresse verarbeitet – also praktisch jedes Restaurant mit Lieferung oder Vorbestellung. Besonders hilfreich ist es ohne eigene Datenschutzabteilung: Der AV-Vertrag liegt fertig vor, die Löschfristen laufen ohne Erinnerung, und die Antwort auf eine Auskunftsanfrage ist ein Export statt einer Suche in E-Mails und Zetteln. Was Ihre Gäste an Pflichtangaben und Kennzeichnungen sehen, steht unter Rechtssichere Speisekarte.

Was Ihnen das System nicht abnimmt

Den AV-Vertrag bestätigen müssen Sie – das kann die Plattform nicht für Sie tun. Sie entscheiden außerdem, welche optionalen Dienste Sie einschalten, und Sie beantworten die Anfragen Ihrer Gäste selbst; das System liefert dafür Suche, Export, Anonymisierung, Löschung und Protokoll. Diese Seite beschreibt, was die Plattform bereitstellt – eine rechtliche Beratung für Ihren Betrieb ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Wo liegen die Daten meines Bestellsystems?

Die Daten des Bestellsystems – Website, Bestellungen, Gästedaten und E-Mail-Versand – werden über einen Hosting-Auftragsverarbeiter in Deutschland beziehungsweise im EWR verarbeitet. Optionale Dienste mit Anbietern außerhalb Deutschlands sind in der Datenschutzerklärung mit Zweck und Land benannt.

Brauche ich als Restaurant einen AV-Vertrag?

Ja: Wer Gästedaten durch einen Dienstleister verarbeiten lässt, braucht dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Der AV-Vertrag liegt fertig im Panel und wird dort bestätigt; Fassung, Zeitpunkt und E-Mail-Adresse werden als Nachweis gespeichert. Fehlt die Bestätigung, kann der Bestellbetrieb eingeschränkt sein.

Wie lange werden Bestelldaten gespeichert?

Kundenhinweise zu einer Bestellung werden nach 30 Tagen gelöscht, abgeschlossene Bestellungen nach 365 Tagen anonymisiert und stornierte Bestellungen nach 90 Tagen gelöscht. Diese Löschfristen laufen automatisch im Hintergrund, ohne dass Sie etwas anstoßen müssen.

Wie beantworte ich eine Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO?

Im DSGVO-Bereich der Bestellzentrale suchen Sie die Bestellungen des Gastes über E-Mail, Telefon, Bestellnummer oder Datum und exportieren die Übersicht als JSON-Datei. Diese Datei geben Sie dem Gast als Auskunft nach Art. 15 DSGVO heraus; der Vorgang wird im Protokoll festgehalten.

Ist das Leeren der Archivlisten eine DSGVO-Löschung?

Nein. Das Leeren der Archivlisten räumt nur die Anzeige in der Bestellzentrale auf. Eine datenschutzrechtliche Löschung oder Anonymisierung erfolgt ausschließlich über den DSGVO-Bereich, und jeder dieser Vorgänge wird protokolliert.

Werden Adressen meiner Gäste an einen Kartendienst übermittelt?

Nur nach ausdrücklicher Einwilligung des Gastes. Ohne Einwilligung laufen Kartenanzeige und Entfernungsberechnung in einem internen Ersatzmodus, bei dem keine Adresse den Server verlässt – bestellen kann der Gast trotzdem.

Bin ich mit dem Bestellsystem automatisch DSGVO-konform?

Nein. Das Bestellsystem stellt die Bausteine bereit: Verarbeitung in Deutschland, fertiger AV-Vertrag, automatische Löschfristen sowie Auskunft, Anonymisierung und Löschung mit Protokoll. Den AV-Vertrag bestätigen, über optionale Dienste entscheiden und Anfragen Ihrer Gäste beantworten müssen Sie selbst.

Mehr dazu: Rechtssichere Speisekarte · Bestellsystem ohne Provision · Online-Bestellsystem